איך עוברים ממערכת ניהול קיימת בלי לאבד מטופלים ומידע

רוב הקליניקות שנשארות במערכת שהן לא אוהבות נשארות מסיבה אחת: הפחד שבמעבר יתפזר משהו — יומן, מטופלים, היסטוריית טיפולים. הפחד סביר, והוא גם הסיבה שספקים לא ממהרים להקל על יציאה.

בפועל המעבר לוקח שבועיים ורובו לא דורש מכם כלום. מה שכן דורש זה סדר.

קודם כול — מה יש לכם

• רשימת מטופלים ופרטי קשר
• יומן ותורים עתידיים
• היסטוריית טיפולים ותיעוד קליני
• מסמכים שהועלו: צילומים, הפניות, טפסים חתומים
• הגדרות: סוגי טיפולים, משכי זמן, מחירים, שעות פעילות
• חשבוניות והיסטוריית תשלומים

לא כל זה עובר, ולא כל זה צריך לעבור. ההגדרות בדרך כלל נבנות מחדש ממילא, וזה מהיר יותר מלנסות להמיר אותן.

מה לבקש מהספק הנוכחי

בקשה אחת, בכתב: ייצוא מלא של הנתונים — רשימת מטופלים, תורים, תיעוד קליני וקבצים מצורפים. באיזה פורמט תסופק כל קטגוריה, ותוך כמה זמן.

• בכתב, לא בטלפון — אתם רוצים תיעוד של הבקשה ושל התשובה.
• ייצוא מלא — ספקים נוטים לשלוח קובץ אנשי קשר ולקרוא לזה ייצוא. אנשי קשר הם החלק הקל.
• קבצים בנפרד — צילומים וטפסים סרוקים כמעט אף פעם לא נכללים בייצוא הרגיל.

אם התשובה מתעכבת או מגיעה חלקית — זו בדיוק הסיבה לעבור, וזו גם הסיבה לשאול את השאלה הזאת את הספק הבא לפני שחותמים.

מה עובר בקלות ומה לא

• מטופלים ופרטי קשר — קל, כמעט תמיד קובץ תקין
• תורים עתידיים — קל עד בינוני
• סוגי טיפולים ומחירים — מוקלד מחדש, מהיר יותר
• היסטוריית טיפולים — בינוני, תלוי במבנה
• מסמכים וצילומים — קשה, צריך לבקש בנפרד
• חשבוניות — בדרך כלל נשארות במערכת הישנה

השורה האחרונה מפתיעה אנשים. חשבוניות היסטוריות לא חייבות לעבור — הן צריכות להישמר ולהיות נגישות. שאלו על גישה לצפייה לפני שאתם סוגרים חשבון.

הסדר שמונע כאוס

• שבוע ראשון, הקמה במקביל — המערכת החדשה נבנית בזמן שהישנה עדיין עובדת. אף מטופל לא רואה כלום.
• שבוע ראשון, ייבוא — מטופלים והיסטוריה נכנסים. בודקים מדגם של עשרה מטופלים ידנית.
• שבוע שני, הרצה כפולה — תורים חדשים נקבעים בשתי המערכות. מייגע, קצר, ומונע תור שנעלם.
• יום המעבר — תורים חדשים רק במערכת החדשה. הישנה נשארת פתוחה לקריאה.
• שבועיים אחרי — רק אחרי שראיתם שבועיים תקינים, סוגרים.

מה שכן ילך לאיבוד

הרגלים. הצוות יחפש כפתורים במקום שבו הם היו. ההערות הקטנות שמישהו כתב בשדה חופשי לפני שנתיים לא תמיד ימצאו את מקומן. זה שבוע לא נוח — זה לא אובדן מידע, וכדאי להפריד בין השניים.

ואצלי

אני מייבאת את המטופלים וההיסטוריה, מקימה את ההגדרות, ומריצה איתכם את המדגם לפני שעוברים. ולכיוון השני: אם תרצו לעזוב אותי, המידע מיוצא ביום שתבקשו. אני מעדיפה לכתוב את זה כאן מאשר להסביר את זה אחר כך.