לאן באמת הולך הזמן בקליניקה פרטית — ומה מזה תוכנה מחזירה

מחקר תצפית שפורסם ב-Annals of Internal Medicine ב-2016 עקב אחרי 57 רופאים במרפאות אמבולטוריות במשך 430 שעות. התוצאה: 27% מיום העבודה עברו במגע ישיר עם מטופלים, ו-49% בתיעוד ובעבודה משרדית. על כל שעה מול מטופל — כמעט שעתיים של מסך וניירת.

שווה לומר מה המחקר לא: הוא אמריקאי, הוא נעשה במרפאות שנבחרו כמרפאות עם ביצועים טובים, והחוקרים עצמם ציינו שהממצאים לא בהכרח מייצגים מקומות אחרים. הוא גם מ-2016. אבל הוא אחד הנתונים המדודים היחידים שיש, והיחס שהוא מתאר מוכר לכל מי שמנהל קליניקה לבד.

השאלה המעניינת היא כמה זה אצלכם — וזה משהו שאפשר למדוד בשבוע.

ארבעת הדליים

הזמן המנהלתי בקליניקה מתחלק כמעט תמיד לארבעה סוגים, ולכל אחד גורל שונה:

• תיאום — שיחות על שעות פנויות, שינויי תור, תזכורות, מילוי ביטולים. תוכנה פותרת כמעט לגמרי.
• קליטה — טפסי הצהרת בריאות, הסכמה מדעת, פרטי חיוב, הקלדה מהנייר. תוכנה פותרת ברובו.
• תיעוד — סיכומי טיפול, מכתבים, הפניות. תוכנה פותרת חלקית.
• שיפוט — להחליט מה לכתוב, איך לנסח, מה חשוב. תוכנה לא פותרת בכלל.

רוב הספקים מוכרים כאילו כל ארבעת הדליים נפתרים. שניים נפתרים היטב, אחד חלקית, ואחד לא נפתר.

בדיקת השבוע

לפני שאתם קונים משהו, שווה לדעת מה יש לכם. שבוע אחד, פנקס אחד:

• בכל פעם שאתם עושים משהו שאינו טיפול — רשמו שורה: מה עשיתם, לאיזה דלי זה שייך, וכמה דקות.
• בסוף השבוע סכמו לפי דלי.
• הכפילו את שתי השורות הראשונות ב-4. זה מה שאתם מפסידים בחודש בדברים שתוכנה באמת מחזירה.
• הכפילו במחיר שעה שלכם.

רוב מי שעושה את זה מגלה שהמספר גדול ממה שחשב, ושהוא מרוכז בתיאום — לא בתיעוד. זה משנה מה כדאי לקנות. זה גם מה שמאפשר לכם לענות לספק שאומר "המערכת חוסכת X שעות".

מה שבאמת נעלם ברגע שיש מערכת

• זימון עצמי — המטופל רואה שעות פנויות ובוחר. השיחות שלא מתקבלות הן שיחות שלא צריך להחזיר.
• תזכורות עם אישור — לא רק "יש לך תור מחר", אלא אפשרות לאשר, לשנות או לבטל בלחיצה.
• רשימת המתנה — ביטול ברגע האחרון מוצע אוטומטית למי שממתין.
• טפסי קבלה מראש — חוסך פעמיים: את ההקלדה, ואת עשר הדקות שהמטופל יושב בקבלה עם דף.

מה שלא נעלם

הקשר עם המטופל. השיחה הקשה. ההחלטה מה כותבים בסיכום. ספק שאומר לכם שהמערכת פותרת גם את זה, מוכר לכם משהו שהוא לא יכול לספק.

לגבי AI לתיעוד קליני

כלים שמקליטים מפגש והופכים אותו לסיכום השתפרו מאוד. הם גם מציבים שאלות שכדאי לשאול לפני שמשתמשים:

• לאן הולכת ההקלטה — אם הכלי שולח את המפגש לשרת של חברה זרה, יצא מידע רפואי מזוהה מהקליניקה שלכם. זה עניין רגולטורי לפי הדין הישראלי, לא לפי HIPAA שהוא חוק אמריקאי שלא חל עליכם.
• האם המודל מתאמן על הדאטה שלכם — צריך תשובה כתובה, לא הבטחה בשיחה.
• מי אחראי על מה שנכתב — סיכום אוטומטי שלא קראתם הוא עדיין מה שחתמתם עליו.
• האם המטופל יודע — הקלטת מפגש דורשת הסכמה.

AI לתיעוד יכול לצמצם את דלי התיעוד. הוא לא נוגע בדלי השיפוט, והוא מוסיף שאלות שלא היו קודם.

מאיפה להתחיל

אם עשיתם את בדיקת השבוע והמספר הגדול נמצא בתיאום — התחילו שם. זה גם הדלי הכי קל לפתור וגם בדרך כלל הכי גדול. מה שכדאי לא לעשות זה לקנות מערכת שפותרת את הדלי הרביעי. אין כזו.

ואצלי

זימון עצמי, תזכורות עם אישור, רשימת המתנה וטפסי קבלה — בעברית, RTL תקין, בלי אפליקציה למטופל. לפני שקונים ממני משהו, עשו את בדיקת השבוע. אם המספר קטן, אל תקנו כלום.

מקור: Sinsky C, Colligan L, Li L, et al. Allocation of Physician Time in Ambulatory Practice: A Time and Motion Study in 4 Specialties. Annals of Internal Medicine, 2016;165(11):753-760.